Prenos účtovníctva na nový počítač (OMEGA, ALFA plus, MRP): databáza, licencia a prístup pre kontrolu

Kým starý počítač ešte beží, urobte tri veci v tomto poradí: vytvorte archív účtovných dát na externé médium, uvoľnite licenciu programu a zapíšte si, kde databázy fyzicky ležali. Samotný skopírovaný priečinok ešte nie je prenesené účtovníctvo. To dokazuje až otvorený najstarší rok na novom stroji.

Titulná fotografia je ilustračná scéna vytvorená pomocou AI, nie zobrazenie zákazníckej zákazky.

Prečo sa to rieši práve teraz

Podpora Windowsu 10 sa skončila 14. októbra 2025 a verzia 22H2 bola posledná. Firmy preto priebežne dokupujú nové stroje a počítač s účtovníctvom býva na rade posledný, lebo „na ňom všetko funguje”. Je to pritom jediný počítač v malej firme, na ktorom leží desať rokov histórie. Čo s počítačom, ktorý Windows 11 nevezme, rozoberáme v samostatnom článku; tu ide o to, čo sa s dátami deje pri samotnej výmene.

Prenos účtovného programu nie je prenos dokumentov. Program má licenciu viazanú na inštaláciu, databázu rozdelenú po účtovných obdobiach a archív, ktorý často leží inde, než si majiteľ myslí.

Najprv zistite, kde databáza naozaj leží

Cestu z návodu nepredpokladajte, prečítajte si ju priamo v programe.

• OMEGA v Access verzii. Menu Omega – Pripojené firmy, stĺpec Adresár súboru. Typicky ide o priečinok C:\Omega\Data, pričom každé účtovné obdobie je samostatný súbor .mdb.
• OMEGA v SQL verzii. Dáta drží Microsoft SQL Server v súboroch .mdf a .ldf. Prenosnou kópiou je záloha .bak vytvorená cez Management Studio (Tasks – Back Up…), nie skopírovaný súbor spod bežiacej služby.
• ALFA plus. Účtovné dáta sú v priečinku DATA pod C:\ALFA plus. Archívy si program štandardne odkladá do podpriečinka Archive v tom istom dátovom priečinku, v komprimovanom formáte ZIP.
• MRP-K/S. Ide o klient/server systém nad databázovým serverom Firebird. Zálohovanie aj obnovu databáz robíte v module Údržba; obnova pritom prepíše existujúce dáta firmy, do ktorej ju spustíte.

Program	Čo sa prenáša	Ako vznikne prenosná kópia	Na čo sa zabúda
OMEGA (Access)	priečinok Data so súbormi .mdb po rokoch	kópia celého priečinka na externé médium	archivácie nastavené do iného priečinka
OMEGA (SQL)	databáza na SQL Serveri	záloha .bak z Management Studia	verzia SQL Servera na novom počítači
ALFA plus	priečinok DATA	kópia celého DATA vrátane Archive	archív leží na tom istom disku ako dáta
MRP-K/S	databáza na serveri Firebird	záloha z modulu Údržba	obnova prepíše dáta otvorenej firmy

Ak archivujete cez funkciu programu, skontrolujte v nastaveniach skutočnú cieľovú cestu. KROS sám odporúča archivovať dáta aj na externý disk alebo USB kľúč — predvolený archív vedľa databázy neprežije poruchu toho istého disku.

Uvoľnite licenciu, kým je starý počítač ešte živý

Toto je krok, ktorý sa objaví až vo chvíli, keď je starý stroj zabalený v pivnici. V OMEGE ho nájdete v menu Omega – Licencia – Uvoľnenie licencie, v ALFA plus cez Program – Licencia – Uvoľnenie licencie – Uvoľniť. Až potom sa dá program aktivovať inde.

Šestnásťmiestne licenčné číslo máte v KROS účte v detaile produktu. Inštalačný súbor sťahujte z archívu verzií výrobcu, nie z náhodného odkazu: OMEGA sa inštaluje súborom OmegaInstall.exe, ALFA plus plnou verziou z archívu verzií daného programu.

Na novom počítači rozhoduje poradie krokov

1. Nainštalujte program z oficiálneho inštalačného súboru.
2. Pri prvom spustení zadajte licenčné číslo a aktivujte licenciu. Program sa bez nej správa ako demo.
3. Až potom nakopírujte dátový priečinok na určené miesto — pri ALFA plus je to tá istá cesta ako na starom počítači, teda C:\ALFA plus\DATA.
4. V OMEGE pripojte databázy cez Omega – Pripojené firmy – Pripoj firmu – Ručne – Nájdi databázu, vyberte súbor .mdb a potvrďte. Každú databázu treba pripojiť samostatne, potom otvoriť cez Firma – Otvor.
5. V ALFA plus pripojíte účtovníctvo cez Firma – Zoznam firiem tlačidlom Pripoj.

Nezačínajte obnovou z archívu. Najprv nech program vidí pripojené databázy tak, ako boli — archív je záchranná sieť, nie prvý krok.

Tri miesta, kde sa prenos naozaj kazí

„Dáme to na NAS, nech je to aspoň zálohované.” Pri sieťovej práci KROS uvádza pripojenie databázy sieťovou cestou v tvare \\NazovPocitaca\Data\...; pripojenie cez mapovaný disk neodporúča a uloženie databázy na NAS, Dropbox alebo Google Drive nepodporuje. Databázové súbory majú byť fyzicky na počítači s Windowsom. Nový server pod stolom teda áno, sieťové úložisko ako domov .mdb súboru nie.

Nový počítač so starším SQL Serverom. Zálohu .bak obnovíte len do rovnakej alebo novšej verzie SQL Servera; ak je nasadená verzia staršia než tá, v ktorej záloha vznikla, obnova skončí chybou. Obnova archívu SQL databázy z prostredia OMEGY navyše počíta s nainštalovaným Microsoft SQL 2019 Express. Verziu na novom stroji si preto overte skôr, než starý vypnete.

Obnova z archívu prepíše všetko. Robí sa cez Firma – Obnov dáta z archívu a databáza danej firmy musí byť zatvorená. Archívny súbor OMEGY má príponu .T01 (napríklad arch_r2023_0000.T01), takže si ho bežné zálohovacie nástroje neoznačia ako archív. KROS k obnove uvádza jednoznačne: „Pri obnove dát sa prepíšu všetky pôvodné údaje údajmi z archívneho súboru. Nie je možné obnoviť len časť archívneho súboru.” Neexistuje teda „doplním si z archívu len chýbajúce doklady”.

Výmena stroja je najlepšia chvíľa na rozhodnutie Access verzus SQL

Pri sťahovaní sa oplatí položiť otázku, ktorá sa inak odkladá roky. KROS odporúča prechod OMEGY na SQL verziu, keď databáza prekročí veľkosť 90 MB, a upozorňuje, že v Accesse pracujú súčasne bezpečne najviac štyria používatelia. SQL verzia zvládne výrazne viac používateľov aj objemov, vyžaduje však samostatnú licenciu modulu a nainštalovaný SQL Server.

Rozdiel nie je len vo výkone. Access databáza je jeden veľký súbor: poškodenie štruktúry neznamená nečitateľný doklad, ale nečitateľný celý účtovný rok. Ak vás program na veľkosť databázy už upozorňuje, prenos na nový počítač je lacnejší moment na zmenu než ďalšia oprava.

Čo technicky znamená „pripraviť sa na kontrolu”

Účtovné doklady, účtovné knihy, inventúrne súpisy aj účtový rozvrh sa podľa § 35 ods. 3 písm. c) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Rovnakú lehotu má podľa písmena a) účtovná závierka a výročná správa.

Pre výmenu počítača je podstatnejší § 31 ods. 8 toho istého zákona. Účtovná jednotka je povinná predložiť určené účtovné záznamy „v podobe, v akej ich vedie a uchováva”. A ak účtuje v sústave podvojného účtovníctva spôsobom využívajúcim programové vybavenie, je povinná daňovému úradu alebo oprávneným osobám umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady účtované. Podľa § 31 ods. 3 má navyše po celú lehotu zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu.

Technický dôsledok je jednoduchý: vytlačené alebo uložené zostavy v PDF sú užitočný doplnok, ale nenahrádzajú funkčný program s pripojenými starými rokmi. Migrácia preto nekončí tým, že sa v novom počítači otvorí bežiaci rok. Ako sa k desaťročnej lehote stavať pri zálohách, rozoberáme v článku o uchovávaní účtovných dokladov. Výklad rozsahu povinností patrí daňovému poradcovi; toto je pohľad na technickú stránku veci.

Preberacia skúška, kým starý počítač nevypnete

Starý stroj nechajte nedotknutý, kým neprejdete celý zoznam. Nie zapnutý — nedotknutý.

1. Otvorte na novom počítači najstarší aj najnovší účtovný rok, nielen ten aktuálny.
2. Z každého z nich vytvorte jednu výstupnú zostavu a porovnajte ju s rovnakou zostavou zo starého počítača.
3. Skontrolujte počet pripojených firiem — po ručnom pripájaní databáz býva o jednu menej, než má byť.
4. Overte, že na nový stroj prešiel aj archívny priečinok, nielen dátový.
5. Skúste obnovu jedného archívu do skúšobnej kópie firmy, nie do ostrých dát.

Rovnaký princíp — najprv overiť výsledok, potom uvoľňovať pôvodné médium — platí aj pre bežné dáta a popisujeme ho v článku o prenose dát do nového počítača.

Keď starý počítač už nenaštartuje

Vtedy prestáva ísť o prenos a začína sa záchrana dát. Nepúšťajte opravné funkcie programu ani obnovovacie nástroje nad diskom, ktorý cvaká, mizne alebo hlási chyby čítania. Postup pre túto situáciu máme rozpísaný v článku o tom, čo robiť, keď zlyhal disk s účtovníctvom.

Ak si nie ste istí, do ktorej kategórie patríte, disk radšej nezapínajte a napíšte nám cez servis PC, aký program a akú verziu používate.

Časté otázky

Stačí skopírovať celý priečinok s programom?

Nie. Program sa inštaluje a aktivuje nanovo, prenášajú sa dáta a archív. Skopírovaná inštalačná zložka bez aktivovanej licencie a bez pripojených databáz účtovníctvo neotvorí.

Zabudli sme uvoľniť licenciu a starý počítač už nefunguje. Čo teraz?

Uvoľnenie sa robí v programe na pôvodnom stroji, takže na nefunkčnom počítači ho nespustíte. Ďalší postup rieši výrobca softvéru podľa licenčných podmienok; kontaktujte jeho podporu s licenčným číslom z vášho účtu.

Môžeme databázu dať na sieťové úložisko, aby k nej mali prístup dvaja ľudia?

Pri OMEGE nie. Výrobca uvádza uloženie databázy na NAS, Dropbox či Google Drive ako nepodporované a neodporúča ani pripojenie cez mapovaný disk; sieťová práca sa rieši cestou v tvare \\NazovPocitaca\Data\... s databázou na počítači s Windowsom.

Ako dlho musíme vedieť staré roky otvoriť?

Uchovávacie lehoty pre účtovnú dokumentáciu určuje § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, pri dokladoch a knihách je to desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Pri podvojnom účtovníctve vedenom softvérom počíta § 31 ods. 8 aj s prístupom do samotného programu, nielen s papierovým výstupom.

Plánujete výmenu počítača, na ktorom beží účtovníctvo? Napíšte nám cez IT pre firmy alebo kontakt, aký program a verziu používate, či ide o Access alebo SQL a koľko rokov histórie má prejsť. Rozsah prenosu aj spôsob overenia dohodneme pred prácou; heslá ani licenčné kľúče do formulára nepíšte.