Microsoft 365 nie je záloha: dokedy obnovíte e-mail

Microsoft 365 nie je záloha. Natrvalo zmazaný e-mail drží Exchange Online v priečinku Obnoviteľné položky štandardne 14 dní a správca môže lehotu predĺžiť najviac na 30. Kôš OneDrivu a SharePointu pri pracovnom konte maže po 93 dňoch. Desaťročná lehota podľa § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve je proti tomu úplne iná časová os — a nepokryje ju ani služba Microsoft 365 Backup, ktorej najdlhšie okno obnovy sú dva roky.

Titulný obrázok je ilustračná scéna vytvorená pomocou AI, nie pošta konkrétneho zákazníka.

Kde e-mail skutočne končí, keď ho niekto zmaže

Zmazanie v Outlooku nie je jedna udalosť, ale dva kroky. Správa najprv putuje do priečinka Odstránené položky. Keď ju používateľ zmaže aj odtiaľ, vysype celý priečinok alebo použije Shift+Delete, presunie sa do skrytého priečinka Obnoviteľné položky, do podpriečinka Deletions. Tam začína bežať lehota, ktorú si väčšina firiem nikdy nenastavila.

Microsoft ju popisuje jednoznačne: položka sa tam drží 14 dní a správca ju môže zmeniť najviac na 30. Po uplynutí je preč aj pre správcu. Výnimkou je schránka pod režimom Litigation Hold — vtedy sa limit ignoruje.

Druhá strana je menej známa. Predvolená politika Default MRM Policy neobsahuje značku, ktorá by automaticky mazala obsah priečinka Odstránené položky — pošta tam môže ležať roky, kým ju niekto nevysype. Predvolene expiruje nevyžiadaná pošta: značka Junk Email má 30 dní. A predvolená značka schránky presúva po 730 dňoch položky do archívu; to je presun, nie zmazanie, no obsah je zrazu inde, než ho účtovníčka hľadá.

Čo sa stalo	Kde obsah je	Dokedy sa dá vrátiť
Zmazaný e-mail v Outlooku	Odstránené položky	Kým priečinok niekto nevysype
Vysypané Odstránené položky	Obnoviteľné položky → Deletions	14 dní, po zmene správcom najviac 30
Nevyžiadaná pošta	Junk Email	30 dní
Súbor zmazaný v OneDrive alebo SharePointe (pracovné konto)	Kôš lokality	93 dní, ak správca nastavenie nezmenil
Rovnaký súbor pri súkromnom konte Microsoft	Kôš	30 dní

Zodpovednosť sa v cloude nepresunula celá

Microsoft svoj model rozdelenia zodpovednosti opisuje priamo: pri všetkých typoch nasadenia cloudu vlastníte svoje dáta a identity a nesiete zodpovednosť za ich ochranu. V modeli SaaS, kam Microsoft 365 patrí, ostávajú na strane zákazníka aj konfigurácia a používateľské kontá. Microsoft prevádzkuje infraštruktúru a chráni ju pred výpadkom dátového centra.

Vysvetľuje to rozpor, ktorý firmy prekvapuje. Microsoft spoľahlivo chráni dáta pred tým, aby o ne prišiel on — nie pred tým, aby o ne firma prišla sama: omylom, po odchode človeka, po prevzatí konta útočníkom alebo po zle nastavenej politike. Vstavané koše sú nástroj na opravu chyby v horizonte dní, nie archív.

Desať rokov: čo od firmy žiada slovenský zákon

Lehota, s ktorou sa 14 dní zráža najtvrdšie, je účtovná. Podľa § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve sa účtovná závierka a výročná správa uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, a rovnaká lehota platí pre účtovné doklady, účtovné knihy, inventúrne súpisy či účtový rozvrh. Ten istý paragraf v odseku 1 žiada aj niečo, na čo sa zabúda: účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu.

Druhá lehota je daňová. Podľa § 76 ods. 1 písm. a) zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty je platiteľ povinný uchovávať kópie vyhotovených faktúr aj prijaté faktúry po dobu desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. A odsek 5 dodáva podmienku, ktorá sa týka práve poštovej schránky: kto uchováva faktúry elektronicky, musí daňovému úradu na účely kontroly umožniť prístup k nim, ich sťahovanie a používanie.

E-mail sám osebe účtovným dokladom nie je. Faktúra v jeho prílohe ním byť môže — a ak je jediným miestom, kde existuje, poštová schránka konkrétneho zamestnanca, potom desaťročnú lehotu de facto stráži nastavenie, ktoré ju drží 14 dní. Ako to vyzerá pri účtovnom softvéri a jednom externom disku, rozoberáme v článku o uchovávaní účtovných dokladov desať rokov.

Najčastejší prípad nie je havária, ale odchod človeka

Microsoft postup popisuje presne: po zmazaní používateľa z Microsoft Entra ID sa jeho OneDrive označí na zmazanie, prístup dostane spravidla jeho nadriadený a predvolená lehota je 30 dní, hoci ju správca môže zmeniť. Sedem dní pred jej uplynutím príde pripomienka e-mailom. Potom sa OneDrive presunie do koša kolekcie lokalít, kde ostane 93 dní; obnoviť sa dá už len cez PowerShell.

Platí aj pravidlo pre kontá, ktorým firma iba odobrala licenciu: OneDrive bez platnej licencie sa v 93. deň automaticky archivuje a po dvanástich mesiacoch v neplatenom archíve môžu byť dáta zmazané bez ohľadu na retenčné nastavenia a blokácie. „Licenciu zrušíme a obsah necháme ležať” teda nie je stratégia, iba odklad.

Poradie krokov pri odchode zamestnanca — čo zablokovať, čo zachovať a prečo konto nemazať ako prvé — je v článku o odchode zamestnanca v Microsoft 365. Ako synchronizácia dokáže zmazať súbor naraz na notebooku, v mobile aj v cloude, rozoberá text o zmazaných súboroch v OneDrive a Google Drive.

Tri nástroje, ktoré situáciu naozaj menia

Firma má tri cesty, ako sa dostať z 14 dní na roky. Nie sú zameniteľné a ani jedna sama osebe nestačí.

Retenčná politika v Microsoft Purview. Obsah ostáva na mieste, ale ak ho používateľ upraví alebo zmaže, kópia sa automaticky zachová — v schránkach v priečinku Obnoviteľné položky, v SharePointe a OneDrive v knižnici Preservation Hold. Obdobie sa dá nastaviť aj na desať rokov. Je to však blokácia proti zmazaniu, nie záloha: nevráti stav tenantu k včerajšku a neochráni to, čo v Microsoft 365 nikdy nebolo.

Microsoft 365 Backup. Samostatná služba nad SharePointom, OneDrive a Exchange Online, účtovaná podľa objemu chránených dát (pay-as-you-go); obnovy sú podľa Microsoftu zadarmo. Okno obnovy sa nastavuje na 3 mesiace, 6 mesiacov, 1 rok alebo 2 roky, existujúce politiky majú predvolene 1 rok, a body obnovy vznikajú každých 10 minút počas dvoch týždňov a potom týždenne. Dva roky sú užitočné proti ransomvéru a hromadnému zmazaniu — desaťročnú lehotu nepokrývajú.

Vlastná kópia mimo tenantu. Export pošty a dokumentov do úložiska, ktoré nepatrí pod to isté prihlásenie. Jediná vrstva, ktorá prežije kompromitáciu správcovského konta aj ukončenie predplatného — a platia pre ňu rovnaké pravidlá vrátane testu obnovy. Prečo jeden externý disk zálohou nie je, sme rozpísali samostatne.

Vrstva	Dokedy siaha	Pred čím chráni	Čo nerieši
Vstavané koše	14 – 93 dní	Omyl jedného človeka	Čokoľvek staršie
Retenčná politika	Podľa nastavenia, aj 10 rokov	Mazanie obsahu, aj úmyselné	Návrat k stavu z konkrétneho dňa
Microsoft 365 Backup	Najviac 2 roky	Ransomvér, hromadné zmazanie	Desaťročnú archívnu lehotu
Kópia mimo tenantu	Koľko si firma určí	Stratu prístupu k celému kontu	Nič, ak sa netestuje obnova

Čo si overiť tento týždeň

Prejdite si päť bodov a zapíšte si odpovede, nie dojmy. Aká hodnota je vo vašom tenante nastavená pre uchovávanie natrvalo zmazaných položiek — 14, alebo 30 dní. Či na schránkach beží retenčná politika a s akým obdobím. Kde ležia prijaté a vydané faktúry: v účtovnom softvéri, v SharePointe, alebo iba v prílohách pošty. Kto má prístup k správcovskému kontu. A kedy naposledy niekto skúsil obnoviť konkrétny dokument a otvoriť ho.

Ak vám na niektorom bode chýba odpoveď, pozrieme sa na to ako na celok v rámci správy IT pre firmy — vrátane toho, čo má byť v retenčnej politike a čo musí odísť mimo tenantu. Orientačné ceny sú v cenníku IT podpory, presný rozsah podľa počtu schránok a objemu dát.

Časté otázky

Zmazal som e-mail pred mesiacom, dá sa ešte vrátiť?

Ak ostal v priečinku Odstránené položky, áno. Ak bol priečinok vysypaný, 14-dňová lehota v Obnoviteľných položkách už uplynula. Nádej ostáva, ak má schránka retenčnú politiku alebo blokáciu — vtedy sa limit neuplatní.

Stačí nám archívna schránka v Exchange Online?

Archívna schránka rieši veľkosť, nie stratu. Predvolená značka do nej presúva položky po 730 dňoch, ale zmazanie sa v nej prejaví rovnako. Ochranu pred zmazaním zabezpečuje retenčná politika.

Je OneDrive so 93-dňovým košom dosť pre účtovníctvo?

Nie. Deväťdesiattri dní je zlomok desaťročnej lehoty podľa § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. a § 76 zákona č. 222/2004 Z. z. Kôš navyše rieši zmazanie, nie prepísanie súboru chybnou verziou.

Máme Microsoft 365 Backup, potrebujeme ešte niečo?

Áno, ak potrebujete dosiahnuť na roky nad rámec dvoch — alebo kópiu nezávislú od toho istého tenantu.

Zdroje

• Change how long permanently deleted items are kept — 14 dní v Recoverable Items → Deletions, správcom najviac 30, pri Litigation Hold sa limit ignoruje.
• Default Retention Policy in Exchange Online — žiadne automatické mazanie Odstránených položiek, Junk Email 30 dní, archív po 730 dňoch.
• Obnovenie odstránených súborov vo OneDrive — kôš maže po 30 dňoch pri súkromnom a po 93 pri pracovnom konte.
• OneDrive retention and deletion — 30 dní po zmazaní používateľa, 93 dní v koši kolekcie lokalít, archivácia nelicencovaného OneDrivu v 93. deň.
• Overview of Microsoft 365 Backup — okno obnovy 3 mesiace až 2 roky, body obnovy po 10 minútach.
• Retention policies and retention labels — kópia zmazaného obsahu v Obnoviteľných položkách alebo v knižnici Preservation Hold.
• Shared responsibility in the cloud — zákazník vlastní svoje dáta a identity.
• Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 35 — ochrana účtovnej dokumentácie a desaťročné lehoty (znenie od 1. 6. 2026).
• Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, § 76 — faktúry desať rokov a sprístupnenie elektronických faktúr daňovému úradu (znenie od 1. 1. 2026).