Povinná elektronická fakturácia od roku 2027

Povinná elektronická fakturácia od roku 2027 nie je posielanie rovnakého PDF iným kanálom. Pri zákonom určených tuzemských transakciách bude rozhodujúcim dokladom štruktúrovaná eFaktúra, ktorú účtovný program dokáže automaticky spracovať. Malá firma preto musí pripraviť nielen softvér, ale aj prijímanie, schvaľovanie, riešenie chýb a archiváciu pôvodných dokladov.

Od 1. januára 2027 už samotné PDF nestačí

Zmenu priniesol zákon č. 385/2025 Z. z., ktorým sa novelizoval zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty. Pre prípravu firmy je rozhodujúce časové znenie zákona č. 222/2004 Z. z. účinné od 1. januára 2027. Finančná správa zverejnila aj manuál k elektronickej fakturácii pre firmy a živnostníkov.

E-mail s PDF prílohou, naskenovaná papierová faktúra ani doklad vytvorený vo Worde nie sú štruktúrovanou eFaktúrou. PDF môže zostať ako čitateľný náhľad pre človeka, no zákonom požadované údaje musí niesť elektronický dokument v podporovanej štruktúre.

Pre malú firmu z toho vyplývajú štyri úlohy:

1. zistiť, pri ktorých transakciách bude eFaktúru vystavovať alebo prijímať,
2. overiť konkrétnu verziu účtovného programu,
3. vybrať spôsob doručovania cez certifikovaného poskytovateľa,
4. upraviť schvaľovanie, riešenie chýb a archiváciu dokladov.

Kto bude eFaktúry vystavovať a kto ich musí prijať

Tvrdenie, že zmena sa týka iba platiteľov DPH, je neúplné. Povinnosť vystaviť eFaktúru a povinnosť vedieť ju prijať nemajú rovnaký rozsah.

Postavenie príjemcu alebo dodávateľa	Vystavenie eFaktúry	Prijatie eFaktúry
Tuzemský platiteľ DPH	Pri zákonom určených tuzemských B2B a B2G plneniach áno	Áno
Tuzemská zdaniteľná osoba, ktorá nie je platiteľom DPH	Nie iba preto, že podniká	Musí ju vedieť prijať, ak jej ju povinne vystaví platiteľ DPH
Spotrebiteľ	Nie v režime povinnej B2B/B2G eFaktúry	Nie
Cezhraničná transakcia	Nemožno ju automaticky zaradiť do rovnakého tuzemského režimu	Treba posúdiť konkrétnu transakciu

Ak platiteľ DPH dodáva službu živnostníkovi, ktorý nie je platiteľom DPH, príjemca môže potrebovať funkčný kanál na prijatie eFaktúry. Nestačí preto preveriť iba vystavovanie vlastných dokladov.

Zákon zároveň pozná výnimky. Podľa § 85o ods. 2 zákona č. 222/2004 Z. z. sa povinnosť nevzťahuje na plnenia oslobodené od dane podľa § 28 až 43 a 47, na zjednodušené faktúry podľa § 74 ods. 3 písm. a) alebo b) a na osobitne vymenované plnenia (napríklad pre Slovenskú informačnú službu alebo s utajovanou skutočnosťou). Firma, ktorá predáva podnikateľom aj spotrebiteľom, musí v programe správne rozlíšiť zákazníka a typ transakcie. Konkrétny daňový režim má potvrdiť účtovník alebo daňový poradca.

XML, PDF a OCR neriešia rovnakú úlohu

Pri PDF faktúre musí človek alebo OCR rozpoznať dodávateľa, číslo dokladu, sumu, dátumy, sadzby DPH, číslo účtu a ďalšie údaje. Výsledok treba kontrolovať, pretože OCR môže zameniť číslicu, desatinnú čiarku, dátum alebo variabilný symbol.

Štruktúrovaná eFaktúra prenáša údaje v určených poliach podľa európskej normy EN 16931. Podporované technické vyhotovenia zahŕňajú syntax UBL 2.1 a CII D16B. Účtovný program preto nemá čítať údaje z obrázka, ale prevziať ich zo štruktúry dokumentu a overiť jeho platnosť.

OCR po roku 2027 nezmizne. Naďalej bude potrebné pri papierových dokladoch, starších PDF a dokumentoch mimo povinného režimu. Nemalo by však zostať hlavnou cestou spracovania riadne doručenej eFaktúry. Rozdiel medzi týmito postupmi podrobnejšie vysvetľuje článok automatizácia prijatých faktúr: kedy stačí OCR a kedy pomôže integrácia.

Čo overiť v OMEGE, MRP alebo inom programe

Otázka „Budete podporovať eFaktúry?“ je príliš všeobecná. Dodávateľ musí odpovedať pre konkrétny produkt, verziu, licenciu a spôsob používania.

Vyžiadajte si písomnú odpoveď aspoň na tieto otázky:

• Vytvorí program eFaktúru v podporovanej štruktúre podľa EN 16931?
• Dokáže doklad nielen vystaviť, ale aj odoslať, prijať a zobraziť?
• S ktorým certifikovaným poskytovateľom doručovacích služieb je prepojený?
• Ktorá verzia programu a ktorý licenčný balík budú potrebné?
• Podporuje opravné faktúry vrátane väzby na pôvodný doklad?
• Ako spracuje faktúru k prijatej platbe? Proforma faktúra sama osebe nie je daňovým dokladom.
• Vykoná pred odoslaním technickú aj obsahovú kontrolu povinných údajov?
• Zobrazuje stav odoslania, doručenia a odmietnutia?
• Upozorní konkrétneho používateľa na chybu alebo nový prijatý doklad?
• Vie prijatú faktúru spojiť s objednávkou, dodacím listom a úhradou?
• Umožní exportovať pôvodný XML dokument aj celý archív?
• Dá sa oddeliť prístup majiteľa, zamestnanca a externého účtovníka?

Pri OMEGE alebo produktoch MRP si nestačí overiť iba značku programu. Rozhoduje konkrétna edícia, aktualizácia a zaplatené moduly. Ak zároveň meníte počítač alebo účtovnú inštaláciu, postupujte podľa kontrolného zoznamu pre prenos účtovníctva na nový počítač v programoch OMEGA, ALFA plus a MRP.

Digitálny poštár nemá byť vedený iba na účtovníka

Digitálny poštár je certifikovaný poskytovateľ doručovacích služieb, cez ktorého firma eFaktúry odosiela a prijíma. Služba môže byť integrovaná priamo v účtovnom programe alebo dostupná ako samostatná aplikácia.

Aktuálneho poskytovateľa vyberajte zo zoznamu Finančnej správy. Overte si, či je už certifikovaný, nie iba pripravovaný alebo vedený ako žiadateľ.

Doručovacia služba nie je len pohodlnejší kanál. Zaslanie eFaktúry iným spôsobom podlieha súhlasu príjemcu a pri odoslaní cez doručovaciu službu sa jej odovzdaním zároveň plní povinnosť oznámiť vybrané údaje finančnému riaditeľstvu (§ 85o ods. 2, 9 a 11). Za neoznámenie alebo nesprávne údaje môže daňový úrad uložiť pokutu do 10 000 eur, pri opakovaní do 100 000 eur (§ 85o ods. 12 a 13).

Účet, identita firmy a možnosť vyexportovať archív by mali zostať pod kontrolou firmy. Externý účtovník môže dostať vlastný používateľský prístup, ale nemal by byť jedinou osobou schopnou:

• obnoviť prístup,
• meniť správcu účtu,
• exportovať doklady,
• zistiť stav doručenia,
• previesť firmu k inému poskytovateľovi.

Inak môže zmena účtovnej kancelárie znamenať stratu kontinuity, histórie alebo prístupu k dokladom.

Ako nastaviť vystavovanie faktúr

Pri odosielaní nestačí tlačidlo „Vytvoriť XML“. Firma potrebuje jednoznačný pracovný postup:

1. Obchodník alebo majiteľ overí zákazníka, IČO, IČ DPH a typ transakcie.
2. Program vytvorí doklad a skontroluje povinné polia.
3. Oprávnená osoba faktúru schváli.
4. Systém ju odošle cez zvolenú doručovaciu službu.
5. Uloží sa pôvodný dokument aj stav jeho doručenia.
6. Chyba vytvorí konkrétnu úlohu s termínom a zodpovednou osobou.
7. Už odoslaný doklad sa spätne neprepisuje; oprava sa rieši príslušným opravným dokladom.

Osobitne otestujte zálohové platby. Obchodná zálohová výzva a faktúra k prijatej platbe nie sú ten istý doklad a program ich nesmie zamieňať.

Prijatie dokladu ešte neznamená súhlas s platbou

Technické prijatie eFaktúry nepotvrdzuje, že bol tovar objednaný, služba dodaná alebo suma správna. Automatizácia musí zachovať vecnú kontrolu.

Proces prijatej faktúry má obsahovať:

• upozornenie na nový doklad,
• kontrolu dodávateľa a duplicity,
• spárovanie s objednávkou alebo dodacím listom,
• vecné schválenie zodpovedným pracovníkom,
• osobitné overenie zmeneného bankového účtu,
• priradenie zákazky, strediska alebo projektu,
• schválenie platby,
• uloženie pôvodného dokumentu a auditnej histórie.

Doručenie cez certifikovanú sieť znižuje závislosť od e-mailových príloh, ale nenahrádza kontrolu dodávateľa, bankového účtu ani oprávnenosti výdavku.

Ak faktúry vznikajú z objednávok, skladu, banky alebo vlastnej aplikácie, neposudzujte iba fakturačný formulár. Treba prejsť celý tok dokladu od objednávky po zaúčtovanie. Súvisiaci príklad opisuje článok objednávky, banka a OMEGA bez ručného prepisovania.

Ak si firma nevie sama zmapovať programy, používateľské práva, zálohovanie a prepojenia, vieme v rámci IT služieb pre firmy pripraviť technický audit súčasného postupu a zadanie pre účtovníka aj dodávateľa softvéru. Posúdenie daňovej povinnosti však zostáva na účtovníkovi alebo daňovom poradcovi.

Archivujte pôvodný dokument, nie iba jeho náhľad

Čitateľné PDF alebo vytlačená faktúra nenahrádzajú pôvodnú štruktúrovanú eFaktúru. Platiteľ musí elektronickú faktúru uchovávať desať rokov od skončenia kalendárneho roka, ktorého sa týka (§ 85o ods. 15 zákona č. 222/2004 Z. z.). Podrobnosti a praktické riziká rozoberá článok účtovné doklady musíte uchovať desať rokov: čo ak zlyhá disk alebo cloud.

Nespoliehajte sa na to, že digitálny poštár automaticky zabezpečí celý zákonný archív za účtovnú jednotku. V zmluve overte:

• ako dlho poskytovateľ dokumenty uchováva,
• či možno vyexportovať pôvodné XML,
• či existuje hromadný export,
• čo sa stane po ukončení služby,
• ako sa obnovujú dáta po chybe,
• či export obsahuje aj stav doručenia a auditnú históriu.

Aspoň raz vykonajte skúšku obnovy: vyhľadajte konkrétnu faktúru, exportujte ju a zobrazte mimo produkčného účtovného programu. Záloha, ktorú nikto neskúsil obnoviť, je iba predpoklad.

Koľko bude prechod stáť

Mesačný poplatok za program je iba jedna položka. Celkový rozpočet môže zahŕňať:

• aktualizáciu programu alebo nový modul,
• digitálneho poštára,
• počet prijatých a odoslaných dokladov,
• ďalších používateľov,
• prístup externého účtovníka,
• nastavenie rolí a schvaľovania,
• školenie,
• archiváciu a export,
• prepojenie na objednávky, sklad, banku alebo vlastný systém,
• podporu pri chybe a výpadku,
• odchod k inému poskytovateľovi.

Pri niekoľkých dokladoch mesačne môže byť použiteľná samostatná schránka. Ak však faktúry vznikajú z objednávok, skladu alebo vlastnej aplikácie, ručný export a import pridáva ďalší krok, v ktorom sa môže doklad vynechať, nahrať dvakrát alebo priradiť nesprávnemu partnerovi.

Čo otestovať ešte v roku 2026

Pred ostrou prevádzkou nestačí ukážka jednej ideálnej faktúry. Pripravte skúšobný scenár, ktorý obsahuje:

• bežnú odoslanú a prijatú faktúru,
• faktúru s viacerými sadzbami DPH,
• faktúru k prijatej platbe,
• opravný doklad s väzbou na pôvodnú faktúru,
• neplatné alebo chýbajúce údaje odberateľa,
• duplicitne prijatý dokument,
• odmietnutie alebo zlyhanie doručenia,
• prístup externého účtovníka bez práva prevziať správu účtu,
• hromadný export pôvodných dokumentov,
• obnovu jedného dokladu zo zálohy.

Pri technickej poruche poskytovateľa uchovajte systémový záznam, chybové hlásenie alebo potvrdenie o výpadku. Ústne vysvetlenie bez času, rozsahu a identifikácie nedoručených dokladov nestačí na spoľahlivé odstránenie problému.

Zavedenie eFaktúry od 1. januára 2027 samo osebe neznamená okamžité zrušenie kontrolného alebo súhrnného výkazu. Účtovný proces preto neprerábajte s predpokladom, že všetky doterajšie povinnosti v rovnaký deň zaniknú.

Kontrolný zoznam pre malú firmu

Pred 1. januárom 2027 by mala firma vedieť odpovedať áno na tieto otázky:

• Vieme, pri ktorých transakciách vystavujeme povinnú eFaktúru?
• Dokážeme ju prijať aj vtedy, keď nie sme platiteľom DPH?
• Máme potvrdenú podporovanú verziu a licenciu účtovného programu?
• Poznáme svojho certifikovaného poskytovateľa doručovacích služieb?
• Je účet vedený pod kontrolou firmy?
• Má účtovník vlastný prístup namiesto zdieľaného hesla?
• Vieme rozlíšiť prijatie, vecné schválenie a povolenie platby?
• Dostane konkrétny človek upozornenie na chybu doručenia?
• Uchovávame pôvodný štruktúrovaný dokument?
• Vyskúšali sme export aj obnovu archívu?

Rýchla odpoveď

Povinná elektronická fakturácia od 1. januára 2027 znamená, že tuzemskí platitelia DPH budú pri zákonom určených B2B a B2G plneniach vystavovať štruktúrované eFaktúry. Vedieť ich prijať musia aj zdaniteľné osoby, ktoré nie sú platiteľmi DPH, ak im taký doklad povinne vystaví dodávateľ. Samotné PDF ani e-mailová príloha túto požiadavku nenahradia.

Časté otázky

Stačí od roku 2027 posielať faktúru ako PDF?

Nie. Povinná eFaktúra je štruktúrovaný elektronický dokument podľa požadovaných pravidiel. PDF môže slúžiť ako čitateľný náhľad, nie ako náhrada štruktúrovaného dokladu.

Musí neplatiteľ DPH vystavovať eFaktúry?

Nie iba preto, že podniká. Musí však vedieť eFaktúru prijať, ak mu ju pri zákonom určenej transakcii povinne vystaví tuzemský platiteľ DPH.

Musíme kúpiť nový účtovný program?

Nie nevyhnutne. Môže postačovať aktualizácia, nový modul alebo samostatná aplikácia digitálneho poštára. Rozhoduje praktický test vytvorenia, odoslania, prijatia a exportu pôvodného dokumentu.

Môže eFaktúry spracúvať externý účtovník?

Áno. Firma by však mala mať pod kontrolou účet, správu používateľov a export archívu. Účtovník má dostať vlastný prístup s právami potrebnými na spracovanie dokladov.

Nahradí eFaktúra schvaľovanie faktúr?

Nie. Technické prijatie nepotvrdzuje objednanie, dodanie, správnu sumu ani povolenie platby. Firma naďalej potrebuje vecnú kontrolu a schválenie zodpovednou osobou.

Stačí archivovať PDF náhľad?

Nie. Firma musí uchovať pôvodný štruktúrovaný dokument a zabezpečiť jeho čitateľnosť, vierohodnosť pôvodu a neporušenosť počas zákonnej lehoty.

Zrušia sa od 1. januára 2027 kontrolné a súhrnné výkazy?

Nie automaticky. Začiatok povinnej elektronickej fakturácie sám osebe neznamená, že tieto povinnosti v rovnaký deň zaniknú.